آشنایی با مراحل ثبت سفارش و ترخیص کالا، معرفی سامانه‌های NTSW و EPL و نقش آن‌ها در تسهیل فرآیند واردات کالا و موفقیت تجاری
در دنیای تجارت، فرایند ثبت سفارش و ترخیص کالا به‌عنوان یکی از ارکان اصلی موفقیت در بازارهای داخلی و بین‌المللی شناخته می‌شود. باتوجه‌به پیچیدگی‌های موجود در قوانین و مقررات گمرکی، آشنایی با مراحل و ابزارهای لازم برای انجام این فرایند می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا با سرعت و دقت بیشتری به اهداف خود برسند. در ادامه، به بررسی مراحل ثبت سفارش و ترخیص کالا و همچنین به معرفی سامانه‌های NTSW و EPL خواهیم پرداخت که به‌عنوان ابزارهای کارآمد در این زمینه عمل می‌کنند. برای این کار ابتدا بایستی به پرسش “ثبت سفارش کالا چیست؟” پاسخ بدهیم.
ثبت سفارش کالا چیست؟
ثبت سفارش کالا فرایندی رسمی و قانونی است که طی آن خریداران، درخواست خرید و واردات کالاهای موردنظر خود را به مراجع ذی‌صلاح اعلام می‌کنند. این فرایند شامل ارائه مدارک لازم و تعیین مشخصات کالا است و هدف آن اطمینان از تطابق کالا با استانداردهای ملی و بین‌المللی است. درواقع، ثبت سفارش واردات کالا نه‌تنها به تسهیل روند ترخیص و ورود کالا به کشور کمک می‌کند، بلکه به کنترل کیفیت و جلوگیری از ورود کالاهای نامناسب نیز می‌انجامد.
قوانین و مقررات واردات کالا
آگاهی از این قوانین به تاجران و بازرگانان کمک می‌کند تا فرایند ثبت سفارش کالای وارداتی را به‌آسانی انجام دهند. قوانین و مقررات برای ثبت سفارش کالا در گمرک شامل موارد زیر است:
-
داشتن کارت بازرگانی: داشتن کارت بازرگانی صادرشده توسط اتاق بازرگانی برای انجام واردات الزامی است. این کارت به‌عنوان مجوز فعالیت بازرگانی درزمینه واردات شناخته می‌شود.
-
محدودیت‌ها و ممنوعیت‌ها: واردات برخی کالاها به دلایل امنیتی، بهداشتی یا اقتصادی ممکن است ممنوع باشد. این محدودیت‌ها برای حفظ منافع ملی و جلوگیری از ورود کالاهای مضر وضع شده‌اند.
-
تعرفه‌های گمرکی: تعرفه‌های گمرکی بر اساس نوع کالا و کشور مبدا متفاوت است و باید پرداخت شود. این تعرفه‌ها به‌منظور حمایت از تولید داخلی و کنترل واردات وضع می‌شوند.
-
کنترل کیفیت: کنترل کیفیت کالاها و دریافت مجوز از سازمان‌های مربوطه الزامی است. این امر برای اطمینان از سلامت و ایمنی کالاهای وارداتی است.
-
روش‌های پرداخت: روش‌های پرداخت برای واردات کالا شامل انتقال ارز و سایر روش‌هاست. این قوانین برای کنترل جریان ارز و جلوگیری از خروج غیرقانونی ارز از کشور وضع شده‌اند.
مدارک موردنیاز برای ثبت سفارش و ترخیص کالا
برای انجام فرایند ثبت سفارش کالا در گمرک، ارائه مدارک و مستندات موردنیاز ضروری است. آماده‌سازی و ارائه به‌موقع این مدارک می‌تواند روند ثبت سفارش و ترخیص کالا را تسریع بخشد و از تاخیرات احتمالی جلوگیری کند. این مدارک شامل موارد زیر است:
-
فاکتور خرید: این مدرک شامل اطلاعات دقیق درباره کالا، قیمت و شرایط خرید است و باید توسط تامین‌کننده صادر شود.
-
پروفرما اینویس: این سند پیش‌فاکتوری است که جزئیات کالا، قیمت و شرایط فروش را مشخص می‌کند و به‌عنوان مبنای اصلی برای ثبت سفارش کالای وارداتی استفاده می‌شود.
-
بارنامه: این مدرک حمل‌ونقل اطلاعات مربوط به حمل کالا از مبدا به مقصد را شامل می‌شود و به‌عنوان مدرکی معتبر در فرایند ترخیص کالا عمل می‌کند.
-
لیست بسته‌بندی: این سند شامل جزئیات مربوط به نحوه بسته‌بندی کالا، ابعاد و وزن هر بسته است و برای شفافیت در حمل‌ونقل و ترخیص کالا ضروری است.
-
مجوزهای لازم: بسته به نوع کالا ممکن است نیاز به مجوزهای خاصی از سازمان‌های ذی‌ربط مانند وزارت صنعت، معدن و تجارت یا سازمان استاندارد وجود داشته باشد. این مجوزها به تایید کیفیت و ایمنی کالا کمک می‌کنند.
مراحل ثبت سفارش کالا
ثبت سفارش کالا در گمرک دارای چندین مرحله است که در ادامه هرکدام را به‌صورت خلاصه توضیح می‌دهیم.
-
انتخاب کالا و تامین‌کننده
بازرگانان باید کالاهای موردنظر خود را شناسایی و تامین‌کننده‌های معتبر را انتخاب کنند. این انتخاب بر اساس کیفیت، قیمت و شرایط تحویل کالا انجام می‌شود. بررسی نظرات و تجربیات دیگر خریداران و همچنین اعتبار تامین‌کننده از اهمیت بالایی برخوردار است. توجه داشته باشید که انتخاب صحیح تامین‌کننده می‌تواند تاثیر زیادی بر موفقیت فرایند ثبت سفارش و ترخیص کالا داشته باشد.
-
تهیه مدارک موردنیاز
پس از انتخاب تامین‌کننده، بازرگانان باید مدارک لازم (پیش‌تر به آن‌ها پرداختیم) برای ثبت سفارش واردات کالا را تهیه کنند. دقت در تهیه این مدارک و اطمینان از صحت اطلاعات آن‌ها می‌تواند به تسهیل روند ثبت سفارش و جلوگیری از تاخیرات احتمالی کمک کند.
-
ثبت سفارش در سامانه
در این مرحله، بازرگانان باید اطلاعات مربوط به سفارش خود را در سامانه‌های مربوطه مانند سامانه NTSW وارد کنند. این اطلاعات شامل مشخصات کالا، مقدار، قیمت و تامین‌کننده است. ثبت دقیق اطلاعات در این مرحله اهمیت زیادی دارد، زیرا هرگونه خطا می‌تواند منجربه بروز مشکلاتی در مراحل بعد شود و درنهایت، بر فرایند ثبت سفارش و ترخیص کالا تاثیر بگذارد.
-
دریافت تاییدیه ثبت سفارش
پس از ثبت اطلاعات، بازرگانان باید تاییدیه ثبت سفارش را از سامانه دریافت کنند. این تاییدیه نشان‌دهنده این است که سفارش ثبت و آماده مراحل بعدی است. در این مرحله، بازرگانان باید به‌دقت تاییدیه را بررسی کنند تا از صحت اطلاعات اطمینان حاصل کنند.
-
پیگیری وضعیت سفارش
پس از دریافت تاییدیه، بازرگانان باید وضعیت سفارش خود را به‌طور مداوم پیگیری کنند. این شامل بررسی زمان تحویل کالا، وضعیت حمل‌ونقل و هرگونه تغییرات احتمالی در شرایط سفارش است. پیگیری دقیق می‌تواند از بروز تاخیر یا مشکلات در فرایند ترخیص کالا جلوگیری کند.
-
پرداخت هزینه‌ها
در این مرحله، بازرگانان باید هزینه‌های مربوط به ثبت سفارش، تعرفه‌های گمرکی و سایر هزینه‌های مرتبط را پرداخت کنند. این هزینه‌ها معمولا باید قبل از ورود کالا به کشور تسویه شوند. پرداخت به‌موقع هزینه‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است؛ زیرا می‌تواند بر زمان ترخیص کالا تاثیر بگذارد.
-
دریافت مجوزهای لازم
بسته به نوع کالا ممکن است نیاز به دریافت مجوزهای خاصی از سازمان‌های مربوطه وجود داشته باشد. این مجوزها معمولا شامل تأییدیه‌های بهداشتی، استاندارد و ایمنی هستند. دریافت این مجوزها به اطمینان از انطباق کالا با قوانین و مقررات کشور کمک می‌کند و از بروز مشکلات در مراحل ترخیص جلوگیری می‌کند.
-
آماده‌سازی برای ترخیص کالا
پس از انجام مراحل ثبت سفارش، بازرگانان باید برای ترخیص کالا از گمرک آماده شوند. این شامل جمع‌آوری مدارک لازم، هماهنگی با شرکت‌های حمل‌ونقل و اطمینان از تطابق اطلاعات با مدارک است. آماده‌سازی دقیق در این مرحله می‌تواند به تسریع فرایند ثبت سفارش کالای وارداتی و جلوگیری از هرگونه تاخیر کمک کند.
معرفی سامانه NTSW
سامانه NTSW (سامانه جامع تجارت ایران) به‌عنوان یک بستر الکترونیکی برای تسهیل فرایندهای تجاری و به‌ویژه واردات کالا طراحی شده‌است. این سامانه به بازرگانان و تجار این امکان را می‌دهد که مراحل ثبت سفارش و ترخیص کالا را به‌صورت سریع و آسان انجام دهند.
نحوه کار با سامانه NTSW
با یادگیری نحوه کار با سامانه NTSW می‌توانید سریع‌تر مراحل ثبت سفارش و ترخیص کالا را طی کنید. در این بخش، به بررسی نحوه کار با این سامانه و مراحل استفاده از آن برای ثبت سفارش کالا خواهیم پرداخت.
-
ثبت‌نام در سامانه: برای استفاده از خدمات سامانه NTSW، بازرگانان ابتدا باید در این سامانه ثبت‌نام کنند. این فرایند شامل وارد کردن اطلاعات شخصی و تجاری و دریافت نام کاربری و رمز عبور است.
-
ورود به سامانه: پس از ثبت‌نام، بازرگانان می‌توانند با استفاده از نام کاربری و رمز عبور خود به سامانه وارد شوند و به خدمات مختلف دسترسی پیدا کنند.
-
ثبت سفارش: بازرگانان با ورود به بخش ثبت سفارش می‌توانند اطلاعات مربوط به کالا، تأمین‌کننده و شرایط خرید را وارد کنند. پس از بررسی و تایید اطلاعات، سفارش ثبت می‌شود.
-
پیگیری و مدیریت سفارش: بازرگانان می‌توانند با مراجعه به بخش پیگیری سفارش، وضعیت سفارش‌های ثبت‌شده را مشاهده کنند و در صورت نیاز، اطلاعات را به‌روزرسانی کنند.
-
دریافت مجوزها: بازرگانان می‌توانند درخواست مجوزهای لازم را از طریق بخش مربوطه در سامانه ثبت کنند و از وضعیت درخواست‌های خود مطلع شوند.
-
استفاده از خدمات مشاوره: سامانه NTSW همچنین خدمات مشاوره‌ای را برای راهنمایی بازرگانان درزمینه قوانین و مقررات واردات کالا ارائه می‌دهد.
مراحل ترخیص کالا
پس از انجام مراحل ثبت سفارش کالا، فرایند ترخیص کالا از گمرک آغاز می‌شود که شامل مجموعه‌ای از مراحل ضروری است تا بازرگانان بتوانند کالاهای خود را به‌طور قانونی و سریع از گمرک خارج کنند.
-
ارائه مدارک به گمرک
در این مرحله، بازرگانان باید مدارک مربوط به کالا را به گمرک ارائه دهند. این مدارک شامل فاکتور خرید، بارنامه، لیست بسته‌بندی و مجوزهای لازم است. دقت در ارائه این مدارک از اهمیت بالایی برخوردار است؛ زیرا هرگونه نقص یا خطا می‌تواند منجربه تاخیر در ترخیص کالا شود.
-
بررسی و ارزیابی کالا
پس از ارائه مدارک، گمرک اقدام به بررسی و ارزیابی کالا می‌کند. این فرایند شامل تطابق اطلاعات ارائه‌شده با کالاهای واقعی و بررسی کیفیت و ایمنی کالاها است. در این مرحله، ممکن است گمرک درخواست بازرسی فیزیکی کالا را نیز داشته باشد.
-
پرداخت تعرفه‌های گمرکی
پس از تایید مدارک و ارزیابی کالا، بازرگانان باید تعرفه‌های گمرکی مربوط به کالا را پرداخت کنند. این تعرفه‌ها بر اساس نوع کالا و ارزش آن محاسبه می‌شوند و پرداخت به‌موقع آن‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است، زیرا می‌تواند بر زمان ثبت سفارش و ترخیص کالا تاثیر بگذارد.
-
صدور مجوز ترخیص
پس از پرداخت تعرفه‌های گمرکی و تایید نهایی، گمرک مجوز ترخیص کالا را صادر می‌کند. این مجوز به بازرگانان اجازه می‌دهد تا کالاهای خود را از گمرک خارج کنند. در این مرحله، بازرگانان باید از صحت اطلاعات موجود در مجوز ترخیص اطمینان حاصل کنند.
-
حمل‌ونقل کالا
پس از دریافت مجوز ترخیص، بازرگانان می‌توانند به حمل‌ونقل کالاهای خود بپردازند. این مرحله شامل هماهنگی با شرکت‌های حمل‌ونقل و برنامه‌ریزی برای تحویل کالا به محل موردنظر است. اطمینان از حمل‌ونقل ایمن و به‌موقع کالا می‌تواند از بروز مشکلات پیش‌بینی‌نشده جلوگیری کند.
-
ثبت نهایی اطلاعات در سامانه
در آخرین مرحله، بایستی اطلاعات مربوط به ترخیص کالا در سامانه‌های مربوطه ثبت شوند. این اطلاعات شامل جزئیات مربوط به ترخیص، هزینه‌ها و وضعیت کالا است. ثبت نهایی اطلاعات به شفافیت و نظارت بر فرایند ثبت سفارش و ترخیص کالا کمک کرده و از بروز هرگونه مشکل در آینده جلوگیری می‌کند.
معرفی سامانه EPL
سامانه EPL (Electronic Packing List) یا سامانه جامع امور گمرکی، به‌عنوان ابزاری کارآمد برای تسهیل فرایندهای گمرکی در ایران طراحی شده‌است. این سامانه به بازرگانان این امکان را می‌دهد تا به‌صورت الکترونیکی اظهارنامه‌های گمرکی خود را ثبت کرده و اطلاعات مربوط به کالاهای وارداتی را مدیریت کنند. با استفاده از این سامانه، مراحل ثبت سفارش و ترخیص کالا به‌طور قابل‌توجهی سریع‌تر و کارآمدتر می‌شود، زیرا این سامانه با حذف کاغذبازی‌های سنتی و بروکراسی‌های اداری به تجار کمک می‌کند تا از جریمه‌های ناشی از تاخیر در ترخیص کالا جلوگیری کنند. درواقع، EPLگمرک به‌عنوان یک پنجره واحد، شفافیت و نظارت بهتری بر فرایندهای تجاری فراهم می‌آورد.
نحوه کار با سامانه EPL
برای استفاده از این سامانه و انجام مراحل ثبت سفارش و ترخیص کالا، بازرگانان بایستی با مراحل کار با آن آشنا شوند که در ادامه به شکل خلاصه آن را بیان می‌کنیم:
-
ثبت‌نام در سامانه: بازرگانان باید نخست در سامانه EPL ثبت‌نام کنند و اطلاعات شخصی و تجاری خود را وارد کنند.
-
ورود به سامانه: با داشتن نام کاربری و رمز عبور، بازرگانان می‌توانند وارد سامانه شوند و از خدمات مختلف آن بهره‌مند شوند.
-
ثبت اظهارنامه گمرکی: بازرگانان می‌توانند اطلاعات مربوط به کالا، تامین‌کننده و شرایط خرید را در بخش ثبت اظهارنامه وارد کنند.
-
دریافت شماره کوتاژ: پس از ثبت اظهارنامه، بازرگانان شماره کوتاژ را دریافت می‌کنند که برای ترخیص کالا از EPLگمرک ضروری است.
-
پیگیری وضعیت ترخیص کالا: بازرگانان می‌توانند وضعیت ترخیص کالاهای خود را به‌صورت آنلاین پیگیری کنند و در صورت نیاز، اطلاعات را به‌روزرسانی کنند.
آموزش کامل ثبت سفارش و ترخیص کالا با عصر رایان شبکه
مجموعه عصر رایان شبکه با بهره‌گیری از اساتید مجرب و به‌روزترین محتوای آموزشی، دانش و مهارت‌های لازم برای ثبت سفارش کالا، تهیه اسناد و مدارک موردنیاز، استفاده از سامانه‌های الکترونیکی گمرکی و ترخیص کالا را برای شما فراهم می‌کند. در دوره‌های این مجموعه، مدرسین با به‌کارگیری تجربیات عملی خود و ارائه مثال‌های واقعی، به فراگیران کمک می‌کنند تا مفاهیم پیچیده را به‌راحتی درک کنند.
دوره ثبت سفارش و ترخیص کالای این مجموعه شامل تمامی مراحل ضروری ازجمله اقدامات پیش‌نیاز برای واردات، ارائه مدارک، تخصیص ارز و اظهار الکترونیکی کالا است. همچنین، مباحثی نظیر حمل‌ونقل، انبارداری، بازرسی، بیمه و مالیات نیز در این دوره به‌صورت کارگاهی و کیس استادی آموزش داده می‌شود. فراگیران در این دوره می‌توانند با طرح سوالات و مشکلات خود، به‌صورت مستقیم با مدرسین در ارتباط باشند و از تجربیات آن‌ها بهره‌مند شوند. با شرکت در این دوره، بازرگانان می‌توانند به‌طور موثری در فرایند ثبت سفارش و ترخیص کالا پیشرفت کرده و در رقابت‌های تجاری موفق‌تر عمل کنند.
